¿Qué son los hallazgos y no conformidades en ISO 9001?

En una auditoría o revisión de procesos, los hallazgos son resultados que indican el nivel de cumplimiento frente a un criterio establecido.
Pueden ser:

• No conformidad: incumplimiento de un requisito del sistema o de la norma ISO.
• Observación: una desviación menor o una oportunidad de mejora.
• Hallazgo positivo: evidencia de buenas prácticas o desempeño destacado.

Según la ISO 9001, toda no conformidad debe analizarse, tratarse y verificarse para evitar su recurrencia.

Etapas del proceso de gestión de hallazgos

La gestión de no conformidades sigue un ciclo estructurado que asegura una respuesta oportuna y eficaz.
A continuación, se describen las etapas recomendadas:

1. Registro del hallazgo

Se documenta el hallazgo, su descripción, evidencia, origen (auditoría, reclamo, proceso interno) y responsable asignado.
En Confirmer360 puedes hacerlo directamente desde el módulo Hallazgos, adjuntando evidencia y clasificando por tipo.

2. Análisis de causa raíz

Se investiga la causa del problema mediante metodologías como los 5 Porqués o el Diagrama de Ishikawa.
Esta etapa es clave para definir acciones correctivas efectivas.

3. Definición del plan de acción

Se establecen las acciones correctivas, preventivas o de mejora con sus responsables y fechas de cumplimiento.
En un software QMS, esto puede automatizarse con alertas y recordatorios.

4. Ejecución y seguimiento

El sistema debe permitir monitorear el avance de cada acción, subir evidencias y actualizar estados (En curso, Cerrado Conforme, Cerrado No Conforme).
En Confirmer360 esto se gestiona visualmente, con trazabilidad completa y control por responsable.

5. Verificación de eficacia

Una vez cerradas las acciones, el responsable o auditor evalúa si el problema fue efectivamente resuelto y no se repite.
Esta verificación se documenta en Confirmer360 con fecha, resultado y observaciones.

Ejemplo práctico de gestión de hallazgos

Imagina una auditoría donde se detecta que los registros de calibración de equipos no están actualizados.
El auditor genera un hallazgo y el responsable registra una acción correctiva:

• Actualizar plan de calibración.
• Capacitar al personal de mantenimiento.
• Verificar cumplimiento mensual.

En Confirmer360, este flujo se gestiona digitalmente, desde el registro hasta el cierre eficaz, con control de costos y evidencias asociadas.

Beneficios de digitalizar la gestión de hallazgos

• 📋 Registro estructurado y trazable de todos los hallazgos.
• 📎 Adjunta evidencia, costos y responsables.
• 📅 Alertas automáticas de vencimientos y acciones pendientes.
• 📈 Visualización del estado general en tableros y reportes.
• 🔄 Mayor rapidez en auditorías internas y externas.

Confirmer360: digitaliza tu gestión de hallazgos y acciones

El Módulo de Hallazgos de Confirmer360 fue diseñado para cumplir con los requisitos de la ISO 9001 y otras normas ISO.
Permite gestionar:

• ✅ No conformidades, observaciones y oportunidades de mejora.
• ✅ Acciones correctivas, preventivas y de mitigación.
• ✅ Costos de solución y mitigación con sumatorias automáticas.
• ✅ Verificación de eficacia con registro de fecha y resultado.
• ✅ Estados configurables: Abierto, Cerrado Conforme, Cerrado No Conforme.

Todo integrado al resto del sistema: documentación, auditorías y riesgos.