En esta guía aprenderás cómo planificar, ejecutar y evaluar programas de formación según las normas ISO, y cómo digitalizar todo el proceso con Confirmer360.

👉 Referencias oficiales:
ISO 9001 — Gestión de la calidad
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ISO 45001 — Seguridad y salud en el trabajo

¿Qué exige la ISO 9001 sobre competencia y formación?

La cláusula 7.2 de ISO 9001:2015 establece que la organización debe:

• 1️⃣ Determinar la competencia necesaria del personal que afecta al desempeño del sistema.
• 2️⃣ Asegurar que las personas sean competentes en base a educación, formación o experiencia.
• 3️⃣ Tomar acciones para adquirir la competencia necesaria (por ejemplo, capacitaciones o tutorías).
• 4️⃣ Evaluar la eficacia de esas acciones.
• 5️⃣ Conservar registros como evidencia de competencia.

En otras palabras: no basta con capacitar, hay que demostrar la eficacia de la formación.

Importancia de gestionar la competencia ISO

Un sistema ISO se sostiene sobre procesos y personas.
Si el personal no comprende los procedimientos, políticas o riesgos asociados a su trabajo, el sistema puede fallar, sin importar cuán bien esté documentado.

• 🎯 Aumenta la eficacia operativa.
• 🧠 Fortalece la cultura de calidad y seguridad.
• 📈 Reduce errores y no conformidades.
• 💬 Mejora la comunicación interna.
• 🔁 Aporta evidencia objetiva para auditorías.

Paso a paso: cómo gestionar formación y competencia ISO

1. Identificar las necesidades de competencia

Analiza los procesos y determina qué conocimientos o habilidades son necesarios.
En Confirmer360 puedes registrar competencias por cargo, norma o área.

2. Planificar el programa de capacitación

Crea un plan anual que incluya:

• 📅 Temas o cursos.
• 🎓 Público objetivo (por puesto o área).
• 🧑‍🏫 Modalidad (presencial, virtual, e-learning).
• 🗂️ Fechas y responsables.

El módulo de Confirmer360 permite programar capacitaciones con alertas de fechas y estado de ejecución.

3. Ejecutar y registrar la capacitación

Cada curso o actividad debe quedar documentado con lista de asistentes, material, evaluaciones y actas.
En Confirmer360 puedes adjuntar certificados y calificaciones, manteniendo la trazabilidad completa.

4. Evaluar la eficacia

Una parte crítica: verificar si la capacitación fue realmente efectiva.
Puedes hacerlo mediante:

• 🧾 Encuestas de satisfacción.
• 🧠 Pruebas o evaluaciones de conocimiento.
• 📈 Medición de desempeño posterior.

Confirmer360 permite registrar esta evaluación de eficacia como parte de cada curso, cumpliendo con los requisitos ISO.

5. Mantener registros de competencia

Todos los registros deben conservarse como evidencia en auditorías.
El sistema almacena automáticamente el historial de capacitación por trabajador y cargo.

Ejemplo de registro digital de formación

Buenas prácticas para la gestión de formación ISO

• 🧩 Vincula las capacitaciones con los procesos o normas aplicables.
• 📚 Evalúa la eficacia de todas las formaciones, no solo las obligatorias.
• 🔁 Revisa el plan de capacitación al menos una vez por año.
• 🧾 Guarda evidencia digital de asistencia y resultados.
• 🧠 Involucra a los líderes de proceso en la identificación de brechas de competencia.

Beneficios de digitalizar la gestión de capacitación

• 📅 Control centralizado de todo el plan de formación.
• 🔔 Alertas de capacitaciones próximas o pendientes.
• 🧾 Registro automático de asistencia, notas y eficacia.
• 📊 Reportes por persona, área o norma.
• ✅ Evidencia lista para auditorías ISO.

Confirmer360: gestiona la formación y demuestra la competencia

El Módulo de Formación de Confirmer360 permite:

• ✅ Planificar capacitaciones por norma o área.
• ✅ Registrar asistencia, notas y eficacia.
• ✅ Adjuntar certificados y materiales.
• ✅ Generar reportes de competencia en tiempo real.

Todo con trazabilidad total y sincronizado con los módulos de Hallazgos, Auditorías y Indicadores.