• Qué son las no conformidades y los hallazgos.
• Cómo identificarlos y clasificarlos.
• Cómo registrar y analizar causas raíz.
• Cómo implementar y verificar acciones correctivas.
• Y cómo digitalizar todo el proceso con Confirmer360.

👉 Referencias oficiales:
ISO 9001:2015 — Gestión de la calidad (iso.org)
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Comité ISO/TC 176 — Actualización ISO 9001:2025

¿Qué es una no conformidad?

Según la norma ISO 9001, una no conformidad es el incumplimiento de un requisito.
Este requisito puede provenir de:

• 📄 La propia norma ISO (por ejemplo, cláusula 8.7 sobre control de producto no conforme).
• 📋 Procedimientos internos de la organización.
• 🤝 Requisitos del cliente o legales aplicables.

Las no conformidades pueden ser mayores (cuando comprometen el sistema) o menores (cuando son aisladas o sin impacto significativo).

¿Qué es un hallazgo?

En el contexto ISO, un hallazgo es cualquier evidencia recopilada durante una auditoría o inspección.
Los hallazgos pueden clasificarse como:

• ✅ Conformidad: cumplimiento del requisito.
• ⚠️ Observación: debilidad o posible mejora.
• ❌ No conformidad: incumplimiento del requisito.
• 💡 Oportunidad de mejora: sugerencia sin incumplimiento.

Gestionar bien los hallazgos permite transformar la auditoría en una herramienta de mejora continua.

Paso a paso para gestionar una no conformidad según ISO 9001

1. Identificación y registro

Cuando se detecta una no conformidad (en una auditoría, reclamo o proceso), debe registrarse inmediatamente.
En Confirmer360 puedes crear el registro en segundos, especificando:

• Origen (auditoría, reclamo, inspección, proceso).
• Descripción del hallazgo.
• Norma o requisito afectado.
• Responsable asignado.
• Fecha de detección y prioridad.

2. Análisis de causa raíz

Antes de definir acciones, es esencial entender por qué ocurrió el problema.
Las metodologías más utilizadas incluyen:

• 🧠 5 Porqués: preguntar sucesivamente “¿por qué?” hasta encontrar la causa raíz.
• 🌳 Diagrama de Ishikawa: clasificar causas en categorías (personas, procesos, materiales, entorno, etc.).
• 📊 AMFE (FMEA): analizar la severidad, ocurrencia y detección de fallas potenciales.

En Confirmer360 puedes documentar el análisis directamente dentro del registro de la no conformidad, manteniendo trazabilidad total.

3. Definición de acciones correctivas

Una acción correctiva busca eliminar la causa raíz para evitar la recurrencia del problema.
Debe contener:

• Descripción clara de la acción.
• Responsable y fecha de ejecución.
• Recursos necesarios.
• Plazo comprometido.

En Confirmer360 puedes asignar las acciones, establecer plazos y notificar automáticamente a los responsables.

4. Implementación y seguimiento

El seguimiento permite verificar que la acción se ejecutó dentro del plazo y que fue eficaz.
El sistema envía alertas automáticas antes del vencimiento y registra los avances con comentarios y adjuntos.

5. Verificación de eficacia

Una vez implementada la acción, debe evaluarse si el problema no volvió a ocurrir.
Esta verificación se documenta con fecha y responsable.
Si la acción fue eficaz, la no conformidad puede cerrarse; si no, se reabre el ciclo.

6. Cierre y lecciones aprendidas

Cada cierre debe dejar evidencia: resultados, fotografías, informes o comentarios.
Además, las lecciones aprendidas deben compartirse con el equipo o incluirse en el proceso de mejora continua.

Ejemplo de registro digital de no conformidad

Errores comunes en la gestión de no conformidades

• ❌ Registrar la no conformidad pero no analizar la causa raíz.
• ❌ Cerrar el caso sin verificar la eficacia.
• ❌ Falta de seguimiento y comunicación interna.
• ❌ Documentar evidencias en planillas dispersas o correos.
• ✅ Solución: centralizar la información en un software como Confirmer360.

Beneficios de digitalizar la gestión de no conformidades

• 📋 Registro rápido y estructurado de hallazgos.
• 📎 Evidencias adjuntas y trazabilidad completa.
• 🔔 Alertas automáticas de seguimiento y plazos.
• 📊 Visualización de estadísticas e indicadores de recurrencia.
• 🧾 Reportes automáticos para auditorías ISO.
• 💡 Conexión directa con módulos de Auditorías y Formación.

Confirmer360: controla tus no conformidades con eficacia ISO

El Módulo de Hallazgos y No Conformidades de Confirmer360 permite:

• ✅ Crear, clasificar y priorizar hallazgos.
• ✅ Asignar responsables y plazos.
• ✅ Documentar análisis de causa y acciones correctivas.
• ✅ Cerrar y verificar eficacia con trazabilidad completa.

Todo en una interfaz moderna, colaborativa y conectada con los módulos de Documental e Auditorías.