¿Qué exige la norma ISO 9001 sobre el control documental?

La ISO 9001:2015 establece en su cláusula 7.5 que la organización debe controlar la información documentada para asegurar que:

• 🔹 Está disponible donde y cuando se necesite.
• 🔹 Se conserva adecuadamente para proteger su integridad.
• 🔹 Se actualiza con revisiones controladas.
• 🔹 Se identifican claramente las versiones vigentes y obsoletas.

En palabras simples, el control documental ISO busca que toda la información esté actualizada, aprobada y disponible para quienes la necesiten.

Principales desafíos en la gestión documental tradicional

• 📁 Documentos duplicados o sin control de versiones.
• ⛔ Dificultad para rastrear quién aprobó o modificó un documento.
• 🔍 Falta de visibilidad sobre qué versión está vigente.
• 📤 Envíos por correo o almacenamiento en carpetas compartidas sin trazabilidad.
• 📅 Olvido en revisiones periódicas o vencimientos.

Estos problemas se traducen en hallazgos recurrentes durante auditorías internas o externas, pérdida de tiempo y riesgos de incumplimiento.

Cómo digitalizar el control documental ISO 9001

1. Centraliza tus documentos en un solo repositorio

Un software QMS permite almacenar todos los documentos del sistema ISO en una única plataforma, organizada por procesos, normas o áreas.

2. Controla versiones y revisiones

Cada documento debe tener un historial automático que muestre quién lo creó, cuándo se aprobó y cuál es su versión vigente.
En Confirmer360 este proceso es automático, con notificaciones cuando un documento debe revisarse.

3. Automatiza aprobaciones y notificaciones

Configura flujos de aprobación digital para directivos, responsables de procesos o auditores.
El sistema notifica a los involucrados y guarda trazabilidad de cada cambio.

4. Gestiona documentos obsoletos

Define políticas para mantener documentos históricos sin confundirlos con los vigentes.
En Confirmer360, los documentos obsoletos quedan archivados pero disponibles para consulta bajo control.

5. Controla accesos y permisos

La gestión documental digital permite definir quién puede ver, editar o aprobar documentos.
Esto evita modificaciones no autorizadas y garantiza la seguridad de la información.

Beneficios de usar un software QMS para el control documental

• 📂 Trazabilidad completa: desde la creación hasta la aprobación.
• 📅 Revisiones automáticas: alertas por vencimientos de documentos.
• 👥 Colaboración: varios usuarios pueden trabajar simultáneamente sin conflictos.
• 🔒 Seguridad: control de accesos y respaldo en la nube.
• 🧩 Integración: conexión con módulos de hallazgos, auditorías y riesgos.

Confirmer360: el control documental ISO 9001 más fácil

El Módulo Documental de Confirmer360 está diseñado para cumplir con los requisitos de ISO 9001 y otras normas integradas (14001, 45001, 27001).
Entre sus principales funciones:

• ✅ Carga, revisión y aprobación digital de documentos.
• ✅ Control automático de versiones y estados (Borrador, Vigente, Obsoleto).
• ✅ Alertas por revisión periódica y vencimiento.
• ✅ Integración con hallazgos, auditorías y riesgos.
• ✅ Accesos por rol y trazabilidad completa.

Todo bajo una interfaz moderna, segura y en la nube de Microsoft Azure.