Centraliza toda la documentación ISO y elimina el caos de versiones en tu organización
El control documental no solo es un requisito normativo, sino también una herramienta estratégica para asegurar la coherencia y trazabilidad del sistema.En este artículo aprenderás cómo establecer un sistema de control documental eficaz, qué exige la norma ISO 9001:2015 (y su actualización 2025), y cómo digitalizar todo el proceso con Confirmer360.
👉 Referencias oficiales:
ISO 9001 — Gestión de la calidad (iso.org)
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Comité ISO/TC 176 — Actualización ISO 9001:2025
¿Qué exige la ISO 9001 sobre control de la información documentada?
La cláusula 7.5 de la ISO 9001:2015 establece que la organización debe controlar la información documentada para asegurar:
- 📄 Que está disponible y adecuada para su uso.
- 🔍 Que está protegida contra pérdida, alteración o acceso no autorizado.
- 📋 Que las versiones obsoletas se identifican y eliminan adecuadamente.
- ✍️ Que los documentos relevantes son aprobados antes de su emisión.
En otras palabras, el sistema debe garantizar que la información correcta esté en las manos correctas, en el momento oportuno.
Problemas comunes en la gestión documental ISO
- ❌ Versiones antiguas circulando por correo o carpetas compartidas.
- ❌ Falta de aprobación formal o registro de cambios.
- ❌ Documentos duplicados o con nombres inconsistentes.
- ❌ Dificultad para acceder a la información durante auditorías.
- ❌ Pérdida de trazabilidad sobre quién modificó qué y cuándo.
Estos errores son típicos en sistemas gestionados manualmente (Excel, Drive, carpetas compartidas).
La digitalización del control documental es clave para la eficiencia y el cumplimiento.
Paso a paso para implementar un control documental eficaz
1. Define la estructura documental
Crea una jerarquía clara:
Políticas → Procedimientos → Instructivos → Registros.
Cada tipo de documento debe tener un formato y código único (por ejemplo, PR-07-2025 “Control de Registros”).
2. Establece responsables y flujos de aprobación
Define quién redacta, quién revisa y quién aprueba.
En Confirmer360, cada documento tiene un flujo automatizado con notificaciones y firmas digitales.
3. Controla versiones y revisiones
Cada actualización debe generar un nuevo número de versión y conservar un historial de cambios.
El sistema almacena automáticamente versiones anteriores y evita duplicados.
4. Asegura disponibilidad y acceso
Los documentos deben estar disponibles solo para los usuarios autorizados.
Confirmer360 permite configurar permisos por rol, área o módulo.
5. Mantén trazabilidad de cambios
Cada acción (creación, revisión, aprobación, eliminación) queda registrada en el sistema, garantizando transparencia y auditoría interna.
6. Controla registros y formularios
Además de los documentos formales, los registros (formularios, checklists, reportes) también deben controlarse.
En Confirmer360 puedes integrarlos con módulos como Hallazgos o Auditorías.
Ejemplo de flujo documental ISO digitalizado
- 1️⃣ El usuario crea un nuevo procedimiento (ej. “Control de Equipos de Medición”).
- 2️⃣ El documento queda en estado “Borrador”.
- 3️⃣ Se envía automáticamente al revisor designado.
- 4️⃣ Una vez revisado, el aprobador recibe notificación para firmar digitalmente.
- 5️⃣ El documento se publica como “Vigente” y queda disponible para los usuarios con permiso.
- 6️⃣ Todas las versiones anteriores quedan archivadas con trazabilidad total.
Este proceso, que manualmente podría tardar días, en Confirmer360 ocurre en minutos.
Beneficios del control documental digital
- 📂 Centralización total de documentos ISO.
- 🔐 Control de accesos y versiones automatizado.
- 🧾 Historial de aprobaciones y cambios disponible en auditorías.
- 📤 Eliminación de versiones obsoletas.
- 📊 Reportes por norma, área o tipo de documento.
- ⚙️ Integración con módulos de Hallazgos, Auditorías y Indicadores.
Buenas prácticas para mantener tu sistema documental ISO
- 🕐 Revisa los documentos críticos al menos una vez al año.
- 🧑💼 Asigna un responsable de control documental.
- 🧩 Capacita al personal en la ruta de acceso y uso de documentos.
- 📑 Usa nomenclaturas coherentes y evita duplicados.
- 💬 Documenta los cambios realizados y sus justificaciones.
Confirmer360: control documental ISO simplificado
El Módulo Documental de Confirmer360 ofrece una gestión completa de documentos y registros:
- ✅ Flujo de aprobación configurable.
- ✅ Control automático de versiones.
- ✅ Permisos por rol, norma o proceso.
- ✅ Trazabilidad completa de revisiones.
- ✅ Búsqueda avanzada y reportes en tiempo real.
Todo alojado en la nube Microsoft Azure, con seguridad, respaldo y cumplimiento ISO 27001.
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