Pero a menudo las organizaciones enfrentan el mismo problema: documentos duplicados, versiones antiguas en carpetas compartidas o falta de control en las aprobaciones.
En este artículo aprenderás cómo gestionar correctamente la documentación ISO y cómo Confirmer360 te ayuda a automatizar todo el proceso.

👉 Referencias oficiales:
ISO 9001 — Gestión de la calidad
|
ISO — Normas de sistemas de gestión

¿Qué exige la norma ISO sobre documentación?

La ISO 9001:2015 eliminó el concepto de “manual de calidad” obligatorio, pero sigue requiriendo que la organización:

• 📄 Mantenga la información documentada necesaria para el funcionamiento del sistema.
• 📋 Controle la creación, revisión, aprobación y distribución de los documentos.
• 🧾 Asegure que los registros estén protegidos y disponibles cuando se necesiten.

Esto se aplica también a las normas ISO 14001 y 45001, donde los procedimientos ambientales y de seguridad deben mantenerse actualizados y auditables.

Tipos de información documentada ISO

• 🧩 Procedimientos: describen cómo se realiza una actividad.
• 📘 Instrucciones de trabajo: guías detalladas paso a paso.
• 📑 Políticas: compromisos y principios generales de la organización.
• 🗂️ Registros: evidencias del cumplimiento de actividades (actas, reportes, formularios).
• 📦 Formatos: plantillas o documentos predefinidos para registro de datos.

Paso a paso: cómo gestionar la documentación ISO

1. Crear y aprobar documentos

Todo documento debe ser creado con un código único, versión, autor y aprobador.
En Confirmer360 puedes definir flujos de aprobación digital con notificaciones automáticas.

2. Controlar versiones y revisiones

Cada vez que se actualiza un documento, el sistema conserva las versiones anteriores y registra quién realizó los cambios.
Esto garantiza la trazabilidad total del documento.

3. Distribuir y comunicar

Los documentos deben estar disponibles solo para quienes los necesitan.
Confirmer360 permite definir permisos de lectura o edición por rol o proceso, asegurando acceso controlado.

4. Retirar documentos obsoletos

La norma exige evitar el uso no intencionado de versiones antiguas.
El sistema marca automáticamente los documentos obsoletos y los archiva fuera de circulación.

5. Mantener registros

Los registros (evidencias) deben conservarse según los plazos definidos en la organización.
En Confirmer360, puedes configurar políticas de retención automática por tipo de documento.

Ejemplo de control documental digital

Ventajas de digitalizar la gestión documental

• 📄 Control automático de versiones y estados.
• 🔐 Acceso seguro por usuario, rol o proceso.
• 🔔 Alertas de revisión y vencimiento.
• 📑 Flujos de aprobación con firma digital.
• 📊 Reportes de documentos vigentes y obsoletos.
• 💾 Respaldo automático en la nube Microsoft Azure.

Buenas prácticas ISO para la gestión documental

• 🧾 Usa un formato estandarizado de código y versión.
• 📅 Define una periodicidad de revisión para cada documento.
• 👥 Involucra a los responsables de proceso en la aprobación.
• 📢 Comunica los cambios relevantes al personal.
• 📈 Realiza auditorías internas al control documental.

Confirmer360: tu sistema digital para control documental ISO

Con Confirmer360 puedes:

• ✅ Crear, aprobar y controlar documentos por norma o proceso.
• ✅ Gestionar versiones y revisiones automáticamente.
• ✅ Integrar documentos con auditorías, hallazgos y acciones.
• ✅ Configurar alertas de revisión y vencimiento.
• ✅ Generar reportes e historial completo de cambios.

Todo bajo estándares ISO y con seguridad empresarial en la nube.