En este artículo te mostraremos cómo gestionar hallazgos y no conformidades paso a paso, según ISO 9001, ISO 14001 y ISO 45001, y cómo digitalizar todo el proceso con Confirmer360.

👉 Referencias oficiales:
ISO 9001 — Gestión de la calidad
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ISO 14001 — Gestión ambiental
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ISO 45001 — Seguridad y salud en el trabajo

¿Qué es una no conformidad ISO?

Según ISO 9000:2015, una no conformidad es el incumplimiento de un requisito.
Puede provenir de una auditoría, un reclamo de cliente, una inspección, un proceso interno o cualquier desviación detectada.

Por ejemplo:

• 📋 Entregar un producto fuera de especificación.
• 📆 No cumplir con una fecha de mantenimiento programado.
• 📦 Almacenar materiales peligrosos sin los controles adecuados.
• 🧾 Documentar incorrectamente una acción ejecutada.

Diferencia entre hallazgo, observación y no conformidad

• 🔹 Hallazgo: cualquier situación detectada durante una auditoría o revisión (puede ser positiva o negativa).
• 🟡 Observación: desviación leve que aún no representa incumplimiento, pero puede derivar en uno.
• 🔴 No conformidad: incumplimiento real de un requisito de la norma o del sistema.

En Confirmer360 puedes registrar los tres tipos, clasificarlos por severidad y asignar responsables para su seguimiento.

Paso a paso: cómo gestionar una no conformidad ISO

1. Detección y registro

Toda desviación detectada debe registrarse con información clara: fecha, proceso, norma afectada, descripción y evidencia.
El módulo de Confirmer360 permite hacerlo desde auditorías, reclamos o evaluaciones de proceso.

2. Análisis de causa raíz

La acción debe atacar la causa, no el síntoma.
Utiliza metodologías como los 5 porqués o el diagrama de Ishikawa para identificar la raíz del problema.

3. Definición de acciones correctivas

Cada no conformidad debe tener al menos una acción asignada con responsable, plazo y recursos.
En Confirmer360 puedes definir acciones de mitigación y solución con costos y plazos específicos.

4. Seguimiento y verificación

El sistema envía alertas automáticas antes del vencimiento y permite registrar avances o reabrir acciones si no son eficaces.

5. Cierre y verificación de eficacia

Una vez implementada la acción, se evalúa su eficacia.
Si la causa se eliminó y no vuelve a ocurrir, la no conformidad se puede cerrar como Cerrada Conforme.
Si el problema persiste, se marca como Cerrada No Conforme y se reabre el ciclo.

Ejemplo de flujo de no conformidades en Confirmer360

1. 1️⃣ Detección de hallazgo durante una auditoría.
2. 2️⃣ Registro automático en el módulo de Hallazgos.
3. 3️⃣ Asignación de responsable y fecha de cierre.
4. 4️⃣ Generación de acciones y seguimiento automático.
5. 5️⃣ Verificación de eficacia y cierre digital.

Todo queda documentado con trazabilidad completa y evidencia de cumplimiento.

Ejemplo de registro digital de hallazgo

Beneficios de digitalizar la gestión de no conformidades

• 🔔 Alertas automáticas de vencimiento y revisión.
• 📎 Registro de evidencia digital y trazabilidad total.
• 📈 Seguimiento en tiempo real del estado de las acciones.
• 🧩 Integración con auditorías, riesgos e indicadores.
• ✅ Reportes automáticos listos para auditorías externas.

Buenas prácticas ISO para el control de desviaciones

• 🧠 Clasifica correctamente los hallazgos (mayor, menor, observación).
• 📅 Define plazos realistas y haz seguimiento activo.
• 🔍 Evalúa la eficacia antes de cerrar.
• 📊 Usa los datos para identificar tendencias de incumplimiento.
• 💡 Promueve la cultura de reporte sin castigo.

Confirmer360: controla tus hallazgos con inteligencia

Con Confirmer360 puedes:

• ✅ Registrar hallazgos y no conformidades por norma o proceso.
• ✅ Asignar responsables y fechas de seguimiento.
• ✅ Gestionar acciones correctivas y verificar eficacia.
• ✅ Visualizar reportes y métricas de cumplimiento.
• ✅ Integrar la información con auditorías e indicadores.

Todo de forma automatizada, auditable y 100% en la nube Microsoft Azure.