El Flujo de Gestión de Encargados de Tratamiento
Desde la identificación del proveedor hasta la revisión periódica del cumplimiento
Encargado
Sistemas
Datos
DPA
Subencargos
Cumplimiento
Periódicamente
¿Por qué la gestión de encargados de tratamiento se vuelve un dolor de cabeza?
En la práctica, la mayoría de las organizaciones trabaja con decenas de proveedores que tratan datos personales: nube, CRM, ERP, marketing, RRHH, soporte, analítica, IA. Pero esa información suele estar dispersa entre legal, compras y TI, sin una visión consolidada de quién accede a qué dato, dónde se aloja y con qué contrato.
Proveedores fuera de control
Cada área contrata sus propias herramientas SaaS y la organización pierde visibilidad sobre cuántos encargados de tratamiento están activos y qué datos manejan.
Contratos DPA inexistentes o vencidos
Sin un seguimiento centralizado, los contratos de encargo (DPA) quedan desactualizados, sin firma o sin las cláusulas que exige la Ley 21.719.
No se sabe dónde están alojados los datos
Un mismo proveedor puede alojar datos en Estados Unidos, Irlanda o Alemania. Sin esa información, la organización no puede evaluar transferencias internacionales ni nivel adecuado de protección.
Un proveedor, varios sistemas
Google puede aportar Workspace, Drive, Analytics y Cloud al mismo tiempo. Si no hay forma de registrar todos los sistemas asociados a un mismo encargado, el inventario queda incompleto.
Subencargados invisibles
Tu CRM contrata su propia infraestructura cloud. Esa cadena de subencargos rara vez está documentada y deja a la organización ciega ante quién termina tratando los datos.
Difícil demostrar cumplimiento legal
Frente a la Agencia de Protección de Datos o ante una auditoría interna, no basta con decir que se trabaja con buenos proveedores: hay que poder demostrarlo con contratos, evidencias y trazabilidad.
Sin un inventario centralizado de encargados, la organización mantiene la responsabilidad legal pero pierde el control operativo.
Centraliza a todos los terceros que tratan datos personales por tu organización
Con Confirmer360 puedes registrar cada encargado de tratamiento con su detalle real: servicios que presta, sistemas asociados, países donde aloja los datos, contratos DPA, subencargos y evaluación de cumplimiento de la Ley 21.719. Todo conectado con el RAT y con el módulo de transferencias internacionales.
Identificación del encargado
Razón social, país de origen, contacto, servicios contratados y responsable interno del vínculo dentro de tu organización.
Sistemas asociados al proveedor
Un mismo encargado puede tener varios sistemas activos (ej. AWS S3, AWS RDS, AWS SES). Regístralos por separado para mantener trazabilidad real.
Países donde se alojan los datos
Documenta en qué jurisdicciones quedan físicamente los datos personales para evaluar transferencias internacionales y nivel adecuado.
Contratos DPA y vigencia
Adjunta el contrato de encargo de tratamiento, registra cláusulas obligatorias, fecha de firma, vigencia y condiciones de renovación o término.
Subencargados autorizados
Lleva el control de la cadena de subprocesadores: quiénes son, qué hacen, dónde están y si están autorizados por contrato.
Cumplimiento Ley 21.719
Evalúa si cada encargado cumple con los requisitos de la ley chilena: cláusulas, deber de confidencialidad, devolución de datos, notificación de brechas.
Medidas de seguridad acreditadas
Registra certificaciones (ISO 27001, SOC 2), políticas de cifrado, control de accesos y cualquier evidencia técnica que respalde al proveedor.
Revisión periódica y due diligence
Define ciclos de revisión, asigna responsables y mantén el historial de cada evaluación interna del encargado.
Qué permite hacer este módulo
El módulo de Encargados de Tratamiento está diseñado para que la organización tenga control real sobre cada tercero que accede a datos personales, sin reemplazar al RAT y sin depender de planillas dispersas.
Crear fichas de encargado
Registrar a cada proveedor con su información esencial, servicios contratados y responsable interno.
Asociar múltiples sistemas a un mismo encargado
Un proveedor puede tener varias plataformas activas: cada una se registra como sistema independiente bajo el mismo encargado.
Mapear países de alojamiento
Documentar dónde se alojan los datos físicamente y en qué jurisdicciones operan los servicios.
Adjuntar y versionar contratos DPA
Cargar el contrato de encargo, registrar vigencia, anexos y modificaciones a lo largo del tiempo.
Documentar subencargos
Mantener visibilidad sobre los sub-procesadores que cada encargado utiliza para entregar el servicio.
Evaluar cumplimiento legal
Aplicar checklists de cláusulas obligatorias y verificación de cumplimiento de la Ley 21.719 para cada encargado.
Generar alertas y vencimientos
Avisos automáticos por contratos próximos a vencer, revisiones pendientes o cambios en el proveedor.
Vincular con el RAT y otros módulos
Relacionar cada encargado con tratamientos del RAT, transferencias internacionales, brechas y riesgos.
Beneficios de digitalizar la gestión de encargados de tratamiento
Visión única de todos los terceros que tratan datos personales por tu organización.
Control claro de contratos DPA, vigencia y cláusulas críticas.
Mapa real de países donde se alojan los datos y evaluación de transferencias.
Trazabilidad de subencargos y cadena completa de tratamiento.
Respuesta más rápida ante auditorías, fiscalizaciones y solicitudes de la Agencia.
Vínculo directo con el RAT y con el módulo de transferencias internacionales.
En lugar de pedir contratos por correo cada vez que aparece una pregunta, tu organización trabaja sobre un inventario vivo, conectado con el resto del sistema de datos personales.
IA para revisar contratos y priorizar a tus encargados críticos
La IA de Confirmer360 puede ayudar a leer cláusulas DPA, detectar vacíos contractuales y priorizar a los encargados que requieren atención inmediata. Esto acelera la revisión sin reemplazar el criterio interno ni la validación legal.
“Identifica cláusulas faltantes en el DPA de este proveedor”
Detecta vacíos respecto de las obligaciones que la Ley 21.719 exige incluir en un contrato de encargo de tratamiento.
“Prioriza los encargados de mayor riesgo”
Cruza categorías de datos, país de alojamiento, vigencia del DPA y subencargos para destacar a los proveedores críticos.
“Resume los proveedores con datos fuera de Chile”
Genera una vista rápida de transferencias internacionales y salvaguardas asociadas a cada encargado.
“Prepara un informe ejecutivo de encargados”
Resumen gerencial sobre estado del inventario, contratos vigentes, países y pendientes de revisión.
Este módulo se conecta con el resto del sistema
El módulo de Encargados de Tratamiento es independiente, pero trabaja en conjunto con el RAT y con el resto del módulo de Datos Personales para dar continuidad operativa al cumplimiento de la Ley 21.719.
Registro de Tratamientos (RAT)
Asocia a cada encargado los tratamientos del RAT en los que interviene.
Transferencias Internacionales
Conecta los países de alojamiento con la evaluación de transferencias y salvaguardas.
Brechas de Datos Personales
Vincula incidentes que tengan origen o impacto en alguno de tus encargados.
Gestión de Riesgos
Asocia riesgos, controles y planes de mitigación a cada encargado crítico.
Gestión Documental
Centraliza contratos DPA, anexos, certificaciones y documentación de respaldo.
Auditorías
Programa revisiones periódicas y due diligence sobre los encargados críticos.
Preguntas frecuentes sobre encargados de tratamiento
¿Qué es un encargado de tratamiento de datos personales?
¿Por qué hay que registrar a los encargados de tratamiento?
¿Qué información debería contener la ficha de un encargado?
¿Qué relación tiene este módulo con el Registro de Tratamientos (RAT)?
¿Cómo se gestiona el cumplimiento de la Ley 21.719 con cada encargado?
¿Qué pasa con los subencargados o sub-procesadores?
Controla a todos los encargados de tratamiento desde una sola plataforma
Centraliza proveedores, sistemas asociados, países de alojamiento, contratos DPA, subencargos y cumplimiento de la Ley 21.719 en un inventario auditable y conectado con el RAT. Confirmer360 te ayuda a transformar la relación con tus encargados en una operación con trazabilidad real.
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