Ley 21.719 en RRHH: postulantes, empleados y ex-empleados
RRHH gestiona datos personales de tres tipos de titulares a la vez: postulantes, empleados activos y ex-empleados. Cada uno con bases legales y plazos de retención distintos.
Las 3 etapas del ciclo laboral
Postulantes: el caso del CV
Cuando alguien envía su CV, automáticamente entra como titular. Errores típicos:
- ❌ Guardar CVs indefinidamente "por si surge otra vacante". Sin consentimiento explícito, esto es ilícito.
- ❌ Hacer background check sin consentimiento: validar referencias, redes sociales, antecedentes — requiere consentimiento o base legal específica.
- ❌ Compartir CVs entre filiales del mismo grupo sin informar al postulante.
- ✅ Lo correcto: consentimiento granular en el formulario de postulación (datos personales + uso para esta vacante + opt-in para "futuras vacantes").
Empleados activos
Una vez contratado, la base legal cambia a ejecución del contrato. Esto te permite tratar muchos datos sin consentimiento adicional:
- Datos de identificación, contacto, datos bancarios para pago de remuneraciones
- Datos de cargas familiares (con base legal)
- Asistencia, vacaciones, licencias
- Capacitaciones, evaluaciones de desempeño
Pero el consentimiento sigue siendo necesario para:
- Beneficios voluntarios (seguros complementarios, etc.)
- Programas internos opcionales
- Comunicaciones de marketing interno
Ex-empleados: retención obligatoria por ley
Cuando un empleado se va, no puedes eliminar inmediatamente sus datos. La legislación laboral chilena exige conservar:
- Liquidaciones de sueldo: 5 años
- Contratos y anexos: 5 años desde el término
- Cotizaciones previsionales: indefinido (registro AFP)
- Datos para certificados de antigüedad: a solicitud del ex-empleado
La base legal del RAT para este tratamiento es obligación legal del responsable (no consentimiento). Por eso el ex-empleado no puede ejercer derecho de cancelación mientras corre el plazo legal.
Monitoreo laboral: los límites
Monitorear empleados (correo, navegación, cámaras, GPS de vehículos) es uno de los tratamientos más sensibles. Reglas:
- EIPD obligatoria antes de implementar cualquier sistema de monitoreo
- Información previa al empleado: política clara y firmada
- Proporcionalidad: no excede lo necesario para el control legítimo
- NO monitoreo de comunicaciones privadas (cuentas personales, mensajes íntimos)
- Registro en RAT: monitoreo es un tratamiento separado
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